Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Muster

Eine Rechnung muss nach § 14 UStG bestimmte Pflichtangaben enthalten: Namen und Anschriften beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt sowie Entgelt und Steuer. Fehlt etwas, kann dein Kunde den Vorsteuerabzug verlieren und das Finanzamt kann die Rechnung beanstanden.

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

• vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
• deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Ausstellungsdatum
• eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Ware oder der Leistung
• der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (oder der Leistungszeitraum)
• das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, und der darauf entfallende Steuerbetrag
• bei Steuerbefreiung ein Hinweis auf den Grund
• ein Hinweis auf eine vereinbarte Entgeltminderung, etwa Skonto

Für Rechnungen bis zu einer bestimmten Betragsgrenze gelten vereinfachte Anforderungen (Kleinbetragsrechnung). Du brauchst dann zum Beispiel nicht die Anschrift des Kunden. Die aktuelle Grenze prüfst du beim Finanzamt oder deiner Steuerberatung.

Wie sieht ein Rechnungsaufbau in der Praxis aus?

Gut lesbar ist eine feste Reihenfolge. Oben stehen Absender und Empfänger, rechts daneben Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungszeitraum. Darunter folgt die Tabelle mit den Positionen, am Ende die Summen und die Zahlungsbedingungen.

Ein Rechenbeispiel: Du lieferst Leistungen im Nettowert von 1.000 Euro bei einem Steuersatz von 19 Prozent. Der Steuerbetrag beträgt 190 Euro, die Rechnung lautet auf 1.190 Euro. Bei mehreren Steuersätzen weist du jede Summe getrennt aus.

Wie vergebe ich Rechnungsnummern?

Die Nummer muss einmalig sein und darf nur einmal vergeben werden. Sie darf aus einer oder mehreren Zahlenreihen bestehen. Üblich ist ein Format wie 2026-001, bei dem das Jahr vorangestellt wird und die Zählung jedes Jahr neu beginnt.

Wichtig ist, dass du Lücken erklären kannst. Hast du eine Rechnung storniert, hebst du sie mit einer Stornorechnung auf und löschst sie nicht einfach. Eine Rechnungsvorlage mit Rechnungsnummer zählt die Nummer automatisch hoch und verhindert Doppelungen. Dort behältst du auch offene Rechnungen im Blick.

Was gilt für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus. Statt des Steuerbetrags nimmst du einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung in die Rechnung auf. Die Umsatzgrenzen wurden zuletzt mehrfach angepasst. Prüfe die aktuellen Werte bei deinem Finanzamt oder deiner Steuerberatung, bevor du die Regelung nutzt oder verlässt.

Auch Kleinunternehmer müssen Rechnungsnummer, Datum, Anschrift und Leistungsbeschreibung angeben. Nur die Umsatzsteuer entfällt.

Was ist mit der E-Rechnung?

Seit 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen, die vom Unternehmensumsatz abhängen können. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Eine Excel- oder PDF-Datei erfüllt das nicht.

Für Privatkunden bleibt die klassische Rechnung weiterhin möglich. Prüfe bei deinem Steuerberater, ab wann du für deinen Betrieb E-Rechnungen ausstellen musst.

Welche Fehler führen am häufigsten zu Ärger?

• Die Leistungsbeschreibung ist zu allgemein, etwa „Beratung“ ohne Zeitraum oder Gegenstand.
• Der Leistungszeitpunkt fehlt oder weicht vom Rechnungsdatum ab, ohne dass es erkennbar ist.
• Steuernummer und USt-IdNr. fehlen oder sind vertauscht.
• Rechnungsnummern sind doppelt vergeben oder werden rückwirkend geändert.
• Der Steuersatz ist falsch angegeben oder bei Kleinunternehmern fälschlich Umsatzsteuer ausgewiesen.

Hilfreich ist eine feste Checkliste, die du vor dem Versand durchgehst. Außerdem lohnt es sich, Angebot und Rechnung aufeinander abzustimmen. Mit der Vorlage für Angebot und Auftragsbestätigung übernimmst du Positionen und Preise direkt und vermeidest Abweichungen. Für Bargeschäfte führst du parallel ein Kassenbuch.

Wie gehst du bei Rechnungen an Kunden im Ausland vor?

Bei Kunden in anderen EU-Ländern kommt es darauf an, ob der Kunde Unternehmer ist und welche Leistung du erbringst. Häufig stellst du dann eine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer aus, die den Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers und beide USt-IdNr. enthält. Bei Lieferungen und Leistungen an Privatpersonen gelten oft andere Regeln. Lass dir diese Fälle vor der ersten Rechnung von deiner Steuerberatung erklären, denn Fehler sind hier teuer.

Wann sollte die Rechnung rausgehen und wie sollte sie zugestellt werden?

Stelle die Rechnung möglichst zeitnah nach der Leistung. Bei Dauerleistungen oder Projekten sind Abschlags- und Schlussrechnungen üblich. Dann benennst du in der Schlussrechnung die bereits gezahlten Beträge und weist nur den Restbetrag zur Zahlung aus. Ob du per Post oder E-Mail versendest, ist bei Privatkunden meist frei. Bei Geschäftskunden achte auf die Vorgaben zur E-Rechnung. Hebe jede versendete Rechnung geordnet auf, denn du musst sie bei einer Prüfung vorlegen können.

Häufige Fragen

Muss eine Rechnung unterschrieben sein?

Nein, eine Unterschrift ist nicht vorgeschrieben. Entscheidend sind die Pflichtangaben. Bei einer E-Rechnung gelten zusätzlich Vorgaben zum Format.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

In der Regel acht Jahre, für bestimmte Unterlagen gelten zehn Jahre. Die Fristen wurden zuletzt angepasst, deshalb prüfe sie vor dem Löschen bei deiner Steuerberatung.

Kann ich Rechnungen mit Excel schreiben?

Ja, wenn alle Pflichtangaben enthalten sind und die Nummern fortlaufend vergeben werden. Für E-Rechnungs-Pflichten brauchst du ergänzend passende Software.

Darf ich eine falsche Rechnung selbst korrigieren?

Ja, du kannst sie berichtigen oder stornieren und neu ausstellen. Die Korrektur muss sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen. Bei Unsicherheit hilft deine Steuerberatung.

Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsdatum und Leistungsdatum?

Das Rechnungsdatum ist der Tag der Ausstellung, das Leistungsdatum der Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung. Beide Angaben können unterschiedlich sein und gehören in die Rechnung.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Aktuelle Grenzen und Fristen prüfst du beim Finanzamt oder bei deiner Steuerberatung.